Для предпринимателей, жителей Щелково!
Доставим готовые документы в удобное для Вас место по городу.
Сегодня бухгалтерский аутсорсинг – это один из самых удобных и выгодных способов решения проблемы финансового учета в компании. Отдавая на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета, организации получают целый ряд преимуществ. Руководитель компании «БизнесПроектГрупп» Любовь Геннадьевна ПОЛЯНИНА рассказала редакции журнала «ДИРЕКТОР Иваново» о том, как не попасться на удочку недобросовестных аутсорсеров, и кому наоборот можно доверить бухгалтерию своей фирмы.
Как известно, аутсорсинг подразумевает передачу всех обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета компании, специализирующейся в данной сфере. Главная задача специалистов аутсорсинговых компаний – обеспечить высокую интенсивность труда. Сегодня многие организации предпочитают отдавать свою бухгалтерию на аутсорсинг, потому что зачастую это дешевле, чем держать своих бухгалтеров: не нужно заботиться о размещении сотрудников, оборудовании их рабочих мест, к тому же можно существенно сэкономить на зарплатных налогах. На аутсорсинге клиент платит не за аренду специалиста, а за результат.
Кроме того, аутсорсер – это специалист, которому не нужно уходить в отпуск или на больничный. Несмотря на все преимущества такого сервиса, важно помнить, что на аутсорсинг лучше передавать только второстепенные процессы, которые не определяют стратегию компании.
Сегодня в бухгалтерском аутсорсинге выделяют следующие направления:
✓ ведение бухгалтерского и налогового учета;
✓ формирование любых видов управленческой и иной отчетности;
✓ подготовка платежей в системе «Клиент-банк»;
✓ расчет зарплаты сотрудников компании-клиента;
✓ кадровое делопроизводство (оформление кадровых документов, табелей рабочего времени, ведение баланса отпусков и пр.).
Учитывая нынешнее многообразие бухгалтерских фирм, многие руководители задаются вопросом: как правильно выбрать аутсорсинговую компанию, которой можно доверить свою бухгалтерию?
Любовь Геннадьевна советует: «На переговорах со специалистами, которым вы хотите передать ведение бухгалтерского или налогового учета своей организации, важно задать ряд вопросов, ответы на которые подскажут, что за компания перед вами и можно ли ей доверять».
В первую очередь, узнайте у аутсорсеров, в какой программе будет вестись бухгалтерский учет. Дело в том, что не все компании используют универсальные программные продукты, например, «1С: Бухгалтерия предприятия», а работают с «самописными» или редкими для российского рынка программными продуктами. Чтобы не попасть в зависимость от такого аутсорсера и сохранить преемственность учета после сотрудничества, работайте только с теми, кто использует распространенные программные продукты.
Кроме того, при выборе аутсорсинговой компании поинтересуйтесь у специалистов, как они смогут обеспечить защиту и сохранность финансовых данных вашей организации. Помните, что сегодня это можно сделать лишь при наличии отлаженной IT-инфраструктуры. Сама база должна храниться не на компьютере, а на сервере, который должен быть защищен от хакерских атак, скачков напряжения и даже перепадов температуры.
Любовь Геннадьевна объяснила, что сегодня лучше выбирать компании, которые используют уникальный контрольный инструмент – электронный аудитор. Каждую ночь он проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета и при обнаружении ошибок, специалистами оперативно вносятся все исправления.
И наконец, узнайте, не обозначены ли в договоре бухгалтерской фирмы лимиты по ответственности. Серьезные компании, как правило, несут финансовую ответственность за все ошибки или нарушение сроков сдачи отчетности. Механизм может быть разным – прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то, пожалуй, стоит поискать другую фирму.
Отметим ещё один важный нюанс: некоторые аутсорсинговые компании в своих договорах указывают, что срок ответственности ограничивается одним годом, а возмещение ущерба возможно лишь в пределах стоимости обслуживания за последний квартал. Помните, что добросовестные аутсорсеры указывают в договоре, что материальный ущерб будет возмещен в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности, даже если к тому моменту договор прекратит свое действие.
Кроме того, если фирма уже пользуется услугами бухгалтерского аутсорсинга, то выездная налоговая проверка также проходит по месту адреса компании, но поскольку законодательством разрешено вести бухучет силами специализированной компании, то сотрудники ФНС с пониманием относятся к ситуации, когда первичные документы, базы данных да и сам бухгалтер не находятся по адресу налогоплательщика. Поэтому руководителям стоит заранее выяснить следующий момент: готова ли бухгалтерская компания подключиться к проверке, а также защищать интересы своего клиента.
Подводя итог, стоит сказать, что при заключения договора с аутсорсинговой компанией важно учесть все вышеупомянутые нюансы. Надеемся, что советы Любови Геннадьевны помогут вам выбрать грамотных специалистов, которые сэкономят ваше время и деньги.